EDP (ELECTRONIC DATA PROCESSING)

Elektronik Data Processing/EDP (Komputer)

EDP (ELECTRONIC DATA PROCESSING)

1. Pengertian
Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh,pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll. Selain itu, Pengertian Electronic Data Processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode automatis dalam pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan edp ini relatif simple, aktivitas yg berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. Misalnya : update stok barang untuk dimasukkan ke dalam inventaris, transaksi banking untuk dimasukkan ke dalam account dan master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke system reservasi maskapai penerbangan, dll.
Karakteristik sistem EDP adalah konsistensi pengolahan dan ketergantungan terhadap bukti pendukung elektronik (yang rentan manipulasi), sehingga audit EDP concern pada kelayakan pengendalian sistemnya (control)
Di bawah ini akan digambarkan mengenai pengolahan data
Dalam pengolahan data juga mempunyai tahap-tahap sebagai berikut :
- Recording
- Clasifying
- Sorting
- Calculating
- Summarizing/ Reporting
- Storing
- Retrieving
- Reproducing
- Communicating
2. Penjelasan
Penggunaan elektronik pada saat ini sudah banyak digunakan didalam perusahaan. Oleh karena itu ilmu auditing sangat diperlukan dan dikembangkan diperusahaan dalampenerapan Elektronic Data Processing (EDP).
1. Hardware
Didalam prosesnya EDP menggunakan hardware dalam menjalankan pekerjaan, perangkat hardware itu seperti :
• CPU
• Peralatan Input data (Keyboard, Mouse, joystik dll.)
• Peralatan Output data (Printer, monitor, proyektor dll.)
Proses perangkat hardware dapat digambarkan sebagai berikut :
2. Software
Selain menggunakan hardware EDP juga menggunakan software tertentu untuk pengoprasian komputer, jenis-jenis software yang digunakan di dalam EDP adalah sistem program dan program aplikasi.
a. Sistem Program
Program yang menjalankan fungsi umum yang dibutuhkan dalam pengoprasian komputer, sistem program ini meliputi :
• OS (Operating System)
Program dasar yang digunakan untuk pengoprasian komputer.
• Utility System
Digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas umum, antara lain : Copy, Paste
• Compilers dan Assembler
Digunakan untuk mengubah bahasa program kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer.
• Database Management System
Digunakan dalam pengendalian file dan record.
b. Program Aplikasi
dalam pemakaiannya digunakan untuk menjalankan proses tugas-tugas tertentu misalkan : Program Akuntansi dalam sebuah perusahaan, audit, perbankkan dll.
3. Metode Organisasi dan Pemrosesan Data
Terdapat 2 cara dalam pengorganisasian data yaitu Metode pengarsipan tradisional dan Metode Database.
a. Metode Pengarsipan Tradisional
Metode ini sering digunakan dalam aplikasi akuntansi, pada metode ini terdapat 2 type file yaitu :
1. Master File
Didalam type file ini terdapat informasi data yang bersifat up to date.
2. Transaction file
Didalam type file ini terdapat transaksi individual yang dijelaskan secara detail. Master yang digunakan dalam penglolaan file ditangani oleh master program yang sesuai dengan jenisnya masing-masing. Dalam metode tradisional pengorganisasian file langsung dikelompokkan sesuai dengan jenisnya, contoh : pembelian digabungkan dengan pembelian lain, pemeriksaan terhadap klien yang menggunakan prosesing dengan komputer, harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
- Tingkat pengunaan komputer dalam tiap aplikasi akuntansi
- Kompleksitas organisasi aktivitas prosesing dengan komputer
Keberadaan copy data hutang digabungkan dengan hutang yang lain dll. File-file yang disimpan pada metode ini masih disimpan dalam pita magnetik.
b. Metode Database
Berbeda dengan metode tradisional, metode database pembuatan dan pemakaiannya menggunakan data tunggal untuk semua penggunaan aplikasi data,dengan demikian akan menghemat efesiensi waktu dan biaya.Memori yang di perlukan untuk penyimpanan datapun juga lebih banyak di banding dengan metode tradisional.
- Pengendalian perangakat keras dan sistem perangkat lunak
Dalam teknologi komputer yang semakin modern dan cangih tentu di butuhkan suatu pengendalian baik secara hardware dan software.tujuan di rancangnya suatu pengendalian komputer adalah agar kondisi komputer terjaga,mendeteksi kesalahan fungsi peralatan.
4. Access control (pengendalian akses)
Berfungsi menjaga penggunaan peralatan EDP, file data dan program oleh pemakain yang tidak berwenang. Pengendalian ini digunakan untuk menjaga file data-data EDP agar data mereka tidak mudah dicuri dan hilang dikarenakan oleh suatu hal.
5. Pengendalian data dan Prosedure
Pengendalian data dan prosedur menghasilkan kerangka kerja untuk pengawasan harian atau operasi komputer, meminimalisasi kemungkinana kesalahan proses, dan memastikan kelangsungan operasi pada kondisi adanya kerusakan pada peralatan.
Fungsi pengendalian ini mencangkup :
a) Fungsi penemrimaan dan seleksi atas semua data yang akan diproses,
b) Akuntansi untuk seluruh input data,
c) Menindak lanjuti kesalahan proses yang terjadi,
d) Meneliti distribusi yang tepat atas output
1. Pengendalian input
Pengendalian input merupakan fungsi yang penting karena banyak kesalahan yang terjadi pada input data. Pengendalian input dirancang guna memperoleh kepastian bahwa data yang diterima untuk processing telah disahkan dan diubah sesuai dengan bahasa yang diketahui komputer.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian input :
a) Pengesahan
Semua transaksi harus disetujui dan disahkan oleh management atau orang yang diberi wewenang. Dalam beberapa kasus, komputer melakukan fungsi pengesahan, misalnya perintah pembelian secara otomatis akan dikeluarkan komputer bila persediaan sudah mencapai tingkat tertentu.
b) Konfersi input data
Pengendalian konversi input data dalam bahasa mesin dimaksudkan untuk memastikan bahwa data telah dimasukkan dengan benar dan konfersi data dilakukan dengan valid.
Pengendalian ini meliputi :
- Pengendalian verifikasi, yaitu dengan cara memilih sebagian input data dari sumber dokumen yang sama oleh orang kedua dan